Persónuverndarstefna Smartgeymslur ehf.

Inngangur

Persónuverndarstefna þessi útskýrir hvernig Smartgeymslur ehf. („fyrirtækið“, „Smartgeymslur“ eða „við“) meðhöndlar og vinnur persónuupplýsingar viðskiptavina, starfsmanna, verktaka, umsækjenda, tengiliða og annarra einstaklinga, eftir því sem við á hverju sinni.

Persónuverndarstefnan gildir um allar persónuupplýsingar sem við vinnum, óháð því á hvaða miðli upplýsingarnar eru geymdar og óháð því hvort þær varða núverandi eða fyrrverandi viðskiptavini, starfsmenn, verktaka, birgja, tengiliði, notendur vefsíðu eða aðra skráða einstaklinga.

Nafn fyrirtækis: Smartgeymslur ehf.
Heimilisfang: Hafnarbraut 12G, 200 Kópavogur
Sími: 517 8100
Netfang: smartgeymslur@smartgeymslur.is
Veffang: www.smartgeymslur.is

Fyrirspurnir, ábendingar og athugasemdir sem varða persónuupplýsingar eða persónuverndarstefnu þessa má senda á netfangið smartgeymslur@smartgeymslur.is.

1. Hvaða persónuupplýsingar vinnur Smartgeymslur?

Oftast tökum við á móti persónuupplýsingum frá einstaklingnum sjálfum. Söfnun og vinnsla persónuupplýsinga getur verið nauðsynleg til þess að við getum veitt þjónustu okkar, tekið á móti fyrirspurnum, gert leigusamninga, afhent aðgang að geymslum og sinnt viðskiptasambandi við viðskiptavini.

Persónuupplýsingar sem við kunnum að vinna eru almennt almennar persónuupplýsingar, svo sem:

nafn,
kennitala,
heimilisfang,
símanúmer,
netfang,
greiðslu- og bankaupplýsingar,
upplýsingar um leigusamning,
upplýsingar um geymslu eða þjónustu sem viðskiptavinur nýtir,
samskipti við fyrirtækið,
upplýsingar um tengiliði eða aðra aðila sem viðskiptavinur tilgreinir,
tæknilegar upplýsingar sem verða til við notkun vefsíðu, svo sem IP-tala, vafrakökur og upplýsingar um tæki eða vafra, eftir því sem við á.

Einstaklingur sem óskar eftir að taka geymslu á leigu kann að þurfa að afhenda tilteknar persónuupplýsingar svo hægt sé að ganga frá samningi, veita þjónustu, stofna viðskiptasamband, senda reikninga og tryggja réttan aðgang að geymslu.

Ef einstaklingur neitar að veita nauðsynlegar upplýsingar eða andmælir vinnslu þeirra getur það haft áhrif á möguleika Smartgeymslna til að veita viðkomandi þjónustu.

Fyrirtæki sem viðskiptavinir

Þegar viðskiptavinur er fyrirtæki, stofnun eða félag kunnum við að vinna persónuupplýsingar um tengiliði, starfsmenn eða umboðsmenn viðkomandi aðila. Slíkar upplýsingar geta meðal annars verið nafn, netfang, símanúmer, starfsheiti og aðgangsupplýsingar vegna þeirrar geymslu eða þjónustu sem samningur tekur til.

Einstaklingar sem viðskiptavinir

Einstaklingar sem taka geymslu á leigu kunna að óska eftir því að skrá tengilið eða annan aðila sem hefur heimild til að hafa aðgang að geymslu. Slíkar upplýsingar teljast persónuupplýsingar þriðja aðila og eru unnar í þeim tilgangi að tryggja rétta framkvæmd þjónustunnar.

Starfsmenn og umsækjendur

Smartgeymslur kann að vinna persónuupplýsingar um starfsmenn, fyrrverandi starfsmenn og umsækjendur um störf. Slíkar upplýsingar geta meðal annars verið nafn, kennitala, heimilisfang, netfang, símanúmer, starfsferill, launaupplýsingar, bankaupplýsingar og aðrar upplýsingar sem nauðsynlegar eru vegna ráðningar, launavinnslu, bókhalds eða lagaskyldna.

Rafræn vöktun

Rafræn vöktun með öryggismyndavélum kann að fara fram á starfsstöðvum Smartgeymslna í eignavörslu- og öryggisskyni. Við meðferð og varðveislu efnis sem verður til við rafræna vöktun er gætt að ákvæðum persónuverndarlaga og reglum Persónuverndar um rafræna vöktun.

Myndefni er ekki varðveitt lengur en nauðsynlegt er miðað við tilgang vöktunar, nema lög heimili eða skyldi lengri varðveislu, til dæmis ef efnið tengist slysi, tjóni eða mögulegum refsiverðum verknaði.

Samþykki

Í þeim tilvikum þar sem vinnsla persónuupplýsinga byggist á samþykki á einstaklingur rétt á að afturkalla samþykki sitt hvenær sem er. Afturköllun samþykkis hefur þó ekki áhrif á lögmæti vinnslu sem fór fram áður en samþykki var afturkallað.

Beiðni um afturköllun samþykkis má senda á smartgeymslur@smartgeymslur.is.

2. Í hvaða tilgangi eru persónuupplýsingar unnar og með hvaða heimild?

Smartgeymslur vinnur persónuupplýsingar í þeim tilgangi að veita einstaklingum og fyrirtækjum geymslur og tengda þjónustu.

Persónuupplýsingar eru einkum unnar í eftirfarandi tilgangi:

til að svara fyrirspurnum,
til að gera og efna leigusamninga,
til að veita aðgang að geymslum,
til að halda utan um viðskiptasamband,
til að senda reikninga og taka við greiðslum,
til að sinna innheimtu, ef við á,
til að uppfylla bókhalds- og skattaskyldur,
til að tryggja öryggi viðskiptavina, eigna og starfsstöðva,
til að reka og bæta vefsíðu og þjónustu fyrirtækisins,
til að sinna lögbundnum skyldum,
til að verja lögmæta hagsmuni Smartgeymslna.

Vinnsla vegna framkvæmdar samnings

Algengast er að Smartgeymslur vinni persónuupplýsingar á grundvelli samnings eða til að gera ráðstafanir að beiðni einstaklings áður en samningur er gerður. Þetta á til dæmis við þegar einstaklingur eða fyrirtæki tekur geymslu á leigu, stofnar til viðskipta eða óskar eftir þjónustu frá Smartgeymslum.

Vinnsla vegna lagaskyldu

Í ákveðnum tilvikum er Smartgeymslum skylt að vinna og varðveita persónuupplýsingar samkvæmt lögum, til dæmis vegna bókhalds, reikningagerðar, skattamála eða annarra lagaskyldna.

Vinnsla vegna lögmætra hagsmuna

Smartgeymslur kann að vinna persónuupplýsingar á grundvelli lögmætra hagsmuna, meðal annars til að tryggja öryggi, verja eignir, bæta þjónustu, halda utan um samskipti við viðskiptavini og verja eða sækja réttarkröfur. Slík vinnsla fer ekki fram ef hagsmunir eða grundvallarréttindi hins skráða vega þyngra en hagsmunir fyrirtækisins.

Vinnsla á grundvelli samþykkis

Í ákveðnum tilvikum kann vinnsla að byggjast á samþykki, til dæmis vegna markaðsefnis, póstlista eða tiltekinna vafrakaka, ef við á.

3. Afhending persónuupplýsinga til þriðju aðila

Smartgeymslur selur ekki persónuupplýsingar til þriðju aðila.

Við kunnum þó að miðla persónuupplýsingum til þriðju aðila þegar það er nauðsynlegt vegna þjónustu okkar, samningssambands, lagaskyldu eða lögmætra hagsmuna. Slíkir aðilar geta meðal annars verið:

greiðsluþjónustuaðilar,
viðskiptabankar,
bókhalds- og reikningsþjónustuaðilar,
innheimtuaðilar,
upplýsingatæknifyrirtæki,
hýsingaraðilar,
rekstrar- og þjónustuaðilar kerfa,
lögmenn, endurskoðendur eða ráðgjafar,
opinberir aðilar, lögregla eða eftirlitsyfirvöld, ef lög krefjast þess.

Þeir aðilar sem vinna persónuupplýsingar fyrir hönd Smartgeymslna skulu aðeins vinna þær samkvæmt fyrirmælum okkar og í samræmi við viðeigandi vinnslusamninga.

Ef persónuupplýsingar eru fluttar út fyrir Evrópska efnahagssvæðið verður slíkt aðeins gert á grundvelli viðeigandi lagaheimilda og með fullnægjandi verndarráðstöfunum samkvæmt persónuverndarlögum.

4. Varðveislutími persónuupplýsinga

Persónuupplýsingar eru varðveittar eins lengi og nauðsynlegt er miðað við tilgang vinnslunnar, á meðan viðskiptasamband eða ráðningarsamband varir og eftir atvikum lengur ef lög mæla fyrir um slíkt eða ef málefnaleg ástæða er til, svo sem vegna lögmætra hagsmuna eða mögulegra réttarkrafna.

Upplýsingar sem tengjast reikningum og bókhaldi eru varðveittar í samræmi við lögbundinn varðveislutíma.

Myndefni úr öryggismyndavélum er almennt ekki varðveitt lengur en nauðsynlegt er miðað við tilgang vöktunar, nema sérstök ástæða sé til lengri varðveislu, til dæmis vegna slyss, tjóns, ágreinings eða mögulegs refsiverðs verknaðar.

5. Réttindi einstaklinga

Samkvæmt persónuverndarlögum eiga einstaklingar ýmis réttindi vegna vinnslu persónuupplýsinga sinna. Þessi réttindi geta meðal annars falið í sér:

rétt til aðgangs að eigin persónuupplýsingum,
rétt til leiðréttingar rangra eða ófullnægjandi upplýsinga,
rétt til eyðingar persónuupplýsinga, þegar við á,
rétt til takmörkunar á vinnslu,
rétt til að andmæla vinnslu,
rétt til flutnings eigin persónuupplýsinga, þegar við á,
rétt til að afturkalla samþykki, ef vinnsla byggist á samþykki.

Einstaklingur sem vill nýta réttindi sín getur sent beiðni á smartgeymslur@smartgeymslur.is.

Smartgeymslur kann að óska eftir því að einstaklingur sanni á sér deili áður en beiðni er afgreidd. Réttindi einstaklinga geta verið háð takmörkunum samkvæmt lögum, meðal annars vegna réttinda annarra einstaklinga, lagaskyldna, viðskiptahagsmuna eða annarra lögmætra hagsmuna.

Almennt eru beiðnir vegna framangreindra réttinda afgreiddar án kostnaðar. Smartgeymslur áskilur sér þó rétt til að innheimta sanngjarnt gjald eða hafna beiðni ef hún er augljóslega tilefnislaus, óhófleg eða endurtekin.

6. Öryggi og eftirlit

Smartgeymslur leggur ríka áherslu á öryggi við vinnslu og meðferð persónuupplýsinga. Við beitum viðeigandi tæknilegum og skipulagslegum ráðstöfunum til að vernda persónuupplýsingar gegn óheimilum aðgangi, ólögmætri vinnslu, glötun, breytingum, eyðingu eða tjóni.

Aðgangur að persónuupplýsingum er takmarkaður við þá aðila sem þurfa slíkan aðgang vegna starfa sinna eða þjónustu við fyrirtækið.

Komi upp öryggisbrestur við meðferð persónuupplýsinga þar sem staðfest er eða grunur leikur á að persónuupplýsingar hafi komist í hendur óviðkomandi aðila, mun Smartgeymslur bregðast við í samræmi við persónuverndarlög og tilkynna Persónuvernd og eftir atvikum hlutaðeigandi einstaklingum ef lög krefjast þess.

7. Vafrakökur

Vefsíða Smartgeymslna kann að nota vafrakökur til að tryggja rétta virkni síðunnar, bæta notendaupplifun, greina umferð og styðja við markaðssetningu, eftir því sem við á.

Notendur geta stillt vafra sinn þannig að hann hafni vafrakökum eða láti vita þegar vafrakökur eru notaðar. Slíkar stillingar geta þó haft áhrif á virkni vefsíðunnar.

Ef vefsíðan notar greiningar-, markaðs- eða aðrar ómissandi vafrakökur skal afla samþykkis notanda þar sem þess er krafist samkvæmt lögum.

8. Kvörtun til Persónuverndar

Ef einstaklingur telur að vinnsla Smartgeymslna á persónuupplýsingum sínum sé ekki í samræmi við persónuverndarlög á hann rétt á að leggja fram kvörtun hjá Persónuvernd.

Hægt er að hafa samband við Persónuvernd með tölvupósti á postur@personuvernd.is eða í gegnum vefsíðu stofnunarinnar, www.personuvernd.is.

9. Breytingar á persónuverndarstefnu

Smartgeymslur áskilur sér rétt til að breyta persónuverndarstefnu þessari eftir þörfum, meðal annars vegna breytinga á lögum, reglum, þjónustu, tæknilegum lausnum eða vinnslu persónuupplýsinga.

Breytingar á persónuverndarstefnunni taka gildi þegar uppfærð útgáfa hefur verið birt á vefsíðu Smartgeymslna, www.smartgeymslur.is. Verði gerðar verulegar breytingar á stefnunni kann Smartgeymslur að tilkynna slíkar breytingar með sérstakri tilkynningu, eftir því sem við á.

Síðast uppfært: 23. apríl 2026